Oletko miettinyt, miten lyhennät IT-projektin läpimenoajan puoleen?

Jokainen meistä on työuransa aikana saanut osallistua tietojärjestelmähankkeisiin, joiden kehittäminen vie tuskastuttavan pitkään. Vaikka meillä olisi konkreettinen näkemys tarpeestamme ja halu toteuttaa projektit ketteriä kehitysmenetelmiä hyödyntäen, kestävät tietojärjestelmien kehitysprojektit aivan liian pitkään. Liiketoiminnan muutosten nopeus on kiihtynyt ja se vaatii myös projekteilta aivan uudenlaista kykyä vastata liiketoiminnan muutosten vauhtiin.

”Liiketoiminnan muutosten nopeus on kiihtynyt ja se vaatii myös projekteilta aivan uudenlaista kykyä vastata liiketoiminnan muutosten vauhtiin.”

Ketteryyden vaatimus on entistä ajankohtaisempi nopeasti muuttuvassa digitaalisessa maailmassa. Perinteinen tapa miettiä etukäteen tulevan vuoden kehitysprojektit on hyvää valmistelutyötä, mutta ei tarjoa tarpeellista joustavuutta. Kaikkea emme voi budjetoida ja suunnitella valmiiksi vuodeksi eteenpäin. Meillä pitää olla valmius tehdä myös nopeita kehityshankkeita liiketoimintatarpeiden täyttämiseksi.

Hätiköimällä ja kiireellä ei saada hyvää lopputulosta, olen tästä samaa mieltä. Joudumme kuitenkin miettimään, miten järjestelmien time-to-market saadaan mahdollisimman lyhyeksi. Onko yrityksillä varaa odottaa vuotta tai kahta siihen, että hanke saadaan vietyä läpi? Projekteissa on mietittävä mistä vaiheista saamme vähennettyä tyhjäkäyntiä ja odotusaikoja. Erilaiset ketterät kehitysmenetelmät ovat jo tuoneet paljon tehoja kehittämiseen, mutta nekään eivät ratkaise keskeistä peruskysymystä: miten saamme lyhennettyä suunnitteluun, palvelumuotoiluun, ohjelmointiin ja käyttöönottoon kuluvaa aikaa?

”Onko yrityksillä varaa odottaa vuotta tai kahta siihen, että hanke saadaan vietyä läpi?”

Tietyillä valinnoilla ja valmistelutyöllä projektien läpimenoaikaan voidaan kuitenkin vaikuttaa paljon. Näitä keinoja ovat:

  1. Budjetin joustavuus. Varataan IT-kehitysbudjettiin euroja, jotka eivät ole sidottuja mihinkään nimettyyn kehityshankkeeseen. Budjetointi ei saa tulla esteeksi kipeästi tarvittaviin kehityshankkeisiin.
  2. Laadi yritykselle valmis palvelumuotoilun guidebook, joka tarjoaa uusien järjestelmien kehittämiselle tarvittavat graafiset ohjeistukset, palveluiden toiminnalliset perusohjeistukset sekä sisällöntuotannon ohjeet. Nämä 
  3. Pidä huoli tiedon laadusta. Vaadi kaikessa kehittämisessä keskitettyä master data -ajattelua. Keskeisen tiedon tulee olla yhdessä keskitetyssä tietovarastossa, josta eri järjestelmät sitä hyödyntävät Lisäksi muista pitää data ajantasaisena, siivoa, karsi ja päivitä sitä säännöllisesti. Järjestelmien uudistaminen tai laajentaminen on tuskallista, mikäli asiakas- tai tuotetieto on rämettynyttä ja huonosti ylläpidettyä. 
  4. Hyödynnä valmiita alustaratkaisuita. Ehkä eniten projektien läpimenoaikaa voidaan lyhentää käyttämällä kehityksen pohjana valmiita alustaratkaisuita. Hyvänä esimerkkinä Salesforce, joka tarjoaa valmiina monipuolisia komponentteja ja siten vähentää tuntuvasti kehitystyöhön käytettävää aikaa. 
  5. Pidäjärjestelmien taustaratkaisut ajan tasalla. Etukäteen laadittu GDPR-politiikka, tietoturvamenettelyt, pilvipalvelut sekä käyttöoikeuksien hallinta ovat tästä tärkeitä esimerkkejä. Näiden säätäminen projektien yhteydessä tuo väistämättä viiveitä ja kitkaa nopealle kehittämiselle. 
  6. Kuuntele asiakastasija ota heidät kehitystyöhön mukaan. Kun kehität järjestelmät asiakkaiden toiveiden mukaisesti ja heitä kuunnellen saat kohdennettua kehitysresurssit asiakastarpeeseen ja varmistat vahvan asiakaskokemuksen toteutumisen. 
  7. Kumppanoidu tiiviisti. Hyvä ja tiiviisti toimiva kumppaniverkosto on yksi keskeisistä voimavaroista nopean kehittämisen tarpeessa. Toimittajasuhteiden rakentaminen alusta lähtien vie aikaa ja viivästyttää projektien läpimenoaikaa paljon. Varmista, että sinulla on kumppanisi puolesta jatkuvasti kehitysresursseja saatavilla. Joudut tähän investoimaan, mutta samalla varmistat nopean ja ketterän kehityksen toteutumisen.  
  8. Käytä MVP-kehitysmallia. Uskalla ottaa järjestelmät käyttöön jo aikaisessa vaiheessa. Minimum Viable Product -kehitysmallilla saat nopeasti uutta käyttöösi ja voit jatkaa kehitystyötä käytännöstä saadun palautteen ja kehitystarpeiden pohjalta.  

Edelleen meidän täytyy huolellisesti suunnitella mitä haluamme toteuttaa, mitkä ovat liiketoimintojen tarpeet sekä projektille asetettavat mittaroitavat tavoitteet. Mutta hyvällä ennakkoon tehdyllä valmistautumisella pystytään merkittävästi nopeuttamaan kehitysprojektien läpivientiä. 

Ole yhteydessä jos haluat keskustella Salesforcen mukanaan tuomista hyödyistä. Mietitään yhdessä miten Salesforcen avulla voit nopeuttaa tietojärjestelmien kehitystyötä ja parantaa asiakaskokemustasi. Autamme mielellämme myös miettimään miten yrityksesi voi parhaalla tavalla hyödyntää digitaalisuutta liiketoimintasi kehittämisessä ja asiakaskokemuksen parantamisessa. 

Sami Kettunen
toimitusjohtaja
P. 050 386 5555
sami.kettunen@ceili.fi